О существовании электронных подписей (ЭП) слышали все пользователи интернета. Но определенные виды ЭП вошли в российский обиход относительно недавно, и не все пока разбираются в их видах и сферах применения. О том, какой подписью можно подписывать путевой лист и будет ли это законно читайте в нашей статье.

Что такое электронная подпись и каких видов она бывает?

Электронная подпись — это специальный набор символов, который условились принимать за живую подпись человека. В зависимости от задач, это подпись может быть простой или усиленной, а в определенных случаях она регистрируется в реестре ФСБ для гарантии подлинности.

Существуют 3 вида электронных подписей:

• Простая электронная подпись (ЭП) — это подпись, формирующаяся определенным лицом или полученная для авторизации в системе. Любые логин и пароль или код, высланный вам любой системой или сервисом, чтобы вы смогли в них авторизоваться — это ЭП. Вы визируете документ как конкретное лицо, авторизуясь и совершая действия пользователя, зарегистрированного в системе/сервисе. Это распространенный вариант с невысокой степенью защищенности;
  
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это усложненный вариант цифровой подписи — набор символов и букв, представляющий собой криптографически преобразованную информацию. НЭП хранятся на ключевых носителях (токены, USB-флэшки) или в специальных облачных хранилищах. У них средняя степень защиты;
  
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она также создается криптографическими средствами защиты информации, но у нее есть существенное отличие от НЭП. Работать с КЭП можно только с помощью программ, сертифицированных ФСБ. Данные о вас и ключ для проверки КЭП вписаны в квалифицированный сертификат, а выдается он исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи. По российскому законодательству КЭП юридически равнозначна подписи гражданина, сделанной собственной рукой, и является ее абсолютным аналогом. Степень защищенности информации в случае с КЭП максимальна.
  

Что можно подписать электронной подписью?

Все три вида ЭП используются по-разному.

ЭП мы используем для операций, требующих авторизоваться путем ввода логина и пароля или присланного SMS-кода. Это работа в разнообразных цифровых системах, где требуется авторизация, интернет-банкинг, покупки в интернет-магазинах и прочие самые обыкновенные действия в сети.

НЭП также может стать юридически равноценной собственноручной авторской подписи, но для этого участники взаимодействия предварительно заключают соглашение, подписанное ими «вживую», об использовании НЭП для заверения документов. НЭП требуется для подтверждения авторства заверенного документа и фиксации всех изменений, внесенных в него позже подписания. Обычно НЭП используется в рамках электронного документооборота (ЭДО) внутри фирмы или внешнего — с различными контрагентами. Пример: устраиваясь на работу в некую компанию, вы подписывали соглашение о применении НЭП. Намереваясь уволиться, вы можете послать начальству ваше заявление об увольнении не по обычной «бумажной» почте (это будет бумага с вашей «живой» подписью), а по e-mail, заверив его вашей НЭП. И это будет совершенно законное действие, такое заявление ваше начальство обязано принять.

КЭП является абсолютным цифровым аналогом собственноручной подписи и имеет самую широкую область применения. Для ее применения не нужно заключать никаких соглашений. Она может использоваться не только для ЭДО и документооборота с другими компаниями. Она необходима для подписания документов:

• при торгах по банкротству, коммерческих и государственных, проводимых на цифровых торговых площадках;
• при сдаче отчетности в государственные контролирующие органы;
• при работе с государственными информационными сервисами;
• при взаимодействии с судами;
• при взаимодействии юридических лиц.

Можно ли подписать путевой лист электронной подписью?

Путевой лист можно заверять всеми нужными цифровыми подписями, пока он не вышел из системы ЭДО вашей компании. Но путевые листы обычно требуются водителям, отправляющимся в рейсы. В этом случае «путевку» необходимо распечатать и отдать водителю, чтобы он мог предъявлять его инспекторам ГИБДД на трассе. Законодательство РФ говорит, что инспектор может проверить маршрут и груз коммерческого транспортного средства только по распечатанному листу. И НЭП здесь не подходит, путевой лист — первичный документ для бухгалтерского учета, а первичные документы заверяются с помощью КЭП.

Когда водитель вернется на базу, следует внести необходимые данные в электронную версию «путевки» и снова заверить ее необходимыми цифровыми подписями. Он остается в ЭДО вашей компании. Когда госорганы явятся с проверкой, эти цифровые документы просмотрят как равнозначные традиционным «путевкам».

Будет ли в перспективе полностью электронный путевой лист?

Мысль о том, что бумажные «путевки» должны рано или поздно заменить электронные путевые листы (ЭПП) у правительства РФ уже возникала. Минтранс, вынужденный решать задачу по ускорению документооборота, начал разрабатывать специальное программное обеспечение. ПО было названо «Суперсервис 22» и участвовало в эксперименте, проведенном с 1 по 30 октября 2020. Транспортные компании обменивались с заказчиками ЭПП с помощью программы «Суперсервис 22» (правда, бумажные варианты оформлялись параллельно).

После завершения эксперимента министерству транспорта были высказаны все пожелания по поводу доработки проекта. Законопроект, позволяющий работать с путевыми листами в цифровом формате, Минтранс обнародует предположительно в декабре 2021.

Что можно автоматизировать в заполнении путевого листа?

• Данные системы мониторинга транспорта, такие как пробег и расход топлива, можно передавать сразу в любую систему учета, без необходимости ввода руками. Это позволит не только ускорить процесс заполнения, но и повысит точность учета фактического пробега и фактического расхода ГСМ, что в свою очередь однозначно поможет сократить затраты предприятия.
• Также автоматически можно вносить данные о заправках в течение рейса, при помощи интеграции с сервисом топливных карт.
• Пригодится и возможность копирования путевых листов «одной кнопкой», чтобы каждый раз не заполнять данные по ТС, водителю и типовому маршруту с грузом.
• Справочник водителей и ТС тоже облегчит работу с новыми путевыми листами, так как избавит вас от ручного ввода этой информации.

Это лишь немногие пункты, которые можно автоматизировать и ускорить работу компании. Если копнуть глубже, то можно понять, что можно автоматизировать создание и отправку топливной ведомости в налоговую для подтверждения расходов, заполнение журналов выдачи путевых листов и прохождения различных инструктажей и много чего ещё. Но это уже тема для отдельной статьи.